Chargé(e) d’accueil

Le(la) chargé(e) d’accueil a pour missions d’assurer les activités fondamentales d’accueil physique et téléphonique, de traitement du courrier et d’aide ponctuelle aux différents services.

Il(elle) est l’image du syndicat auprès de ses adhérents, de ses partenaires et des institutions.

Rattaché(e) au (à la) responsable administratif(ve), le(la) chargé(e) d’accueil apporte également un soutien en intendance.

Activités « support »

Téléphone / standard
- Renseignements
- Prise de messages
- Filtrage

Accueil des visiteurs / réception des livraisons

Réunions
- Préparation de la salle de réunion (installation/café/débarrassage/etc.)
- Préparation des dossiers (photocopies)

Traitement du courrier
- Réception et tri du courrier, de la presse etc.
- Mise sous pli
- Gestion des coursiers

Soutien pour plusieurs services
- Mailings, photocopies, mise sous plis et envois.

Classement divers (notamment abonnements juridiques) et archivage

Soutien au service administratif

Archivages divers

Gestion des fournitures, approvisionnement et consommables
- Préparation des bons de commandes avant validation
- Réception des livraisons

Intendance
- Application des process indispensables à la bonne tenue des locaux (changement des ampoules, rangement, mise en propreté occasionnelle si nécessaire, café etc)
- Relation avec les prestataires (organisation des interventions de maintenance informatique, climatisation, nettoyage etc).